Cómo ha cambiado mi empresa desde que escaneamos

No tengo ni idea si es porque ya tocaba, o porque se están buscando consciente o inconscientemente formas de mejorar la productividad, pero la verdad es que me estoy encontrando muy a menudo ciertos cambios en los antiguos procesos manuales que realizaban las empresas, que ahora les permiten mejorar o al menos mantener su situación, que no es poco en estos momentos.

He observado ciertos cambios que están ocurriendo actualmente en las empresas desde hace poco más de un año, o año y medio, y los más llamativos se han realizado en los procesos de captura de documentos a nivel masivo. Muchas empresas ya reciben gran cantidad de documentos en formato electrónico y, adicionalmente, están digitalizando la información que reciben en papel y lo hacen por dos motivos principalmente: para ahorrarse horas laborales “picando datos que ya han picado otros” y para eliminar el caro espacio innecesario que se utiliza para almacenar dichos documentos en papel.

Lo que más interesante me ha parecido de este tema es ver con qué facilidad se han integrado las nuevas herramientas digitales en los procesos y en las tareas diarias que los empleados han realizado desde siempre de manera manual. En este caso, según mi opinión el éxito depende en gran medida de realizar los cambios en pequeños pasos, es decir, no cambiar toda la infraestructura informática o la forma de trabajar de manera radical, sino cambiar pequeñas tareas, como por ejemplo escanear todos los albaranes al final de día y guardarlos de forma automática, o  digitalizar las facturas de proveedores para que el asiento contable se realice automáticamente a través del software. En estos procesos, el usuario no tiene más que apretar uno o dos botones en el escáner o en el software y el trabajo se hace directamente. Ése es el éxito, no realizar el asiento contable por completo, no integrar los albaranes con el sistema de logística, sino hacer pequeñas cosas que faciliten la vida al usuario y le permitan ahorrar tiempo en las tareas consideradas más tediosas, pero con la mayor sencillez posible.

Pienso que es una postura inteligente por parte de las empresas, ya que buscan la comodidad y la confianza de sus empleados y, como consecuencia, ganan en productividad.

No es ninguna locura empezar a pensar cómo puedo mejorar mi empresa cambiando pequeños procesos de almacenamiento o realizando la introducción de datos ayudado de hardware y/o software de escaneo.

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Un comentario a “Cómo ha cambiado mi empresa desde que escaneamos”

alberto33 @ 7 de marzo de 2011 12:25

y pensar que todavia la gente envia faxes. Me gusta lo de los pequeños pasos, porque si no no hay manera. Salu2

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