¿Qué es eso de la digitalización certificada?

Durante el último año me he encontrado con esta pregunta tantas veces en mi entorno profesional, que he pensado en poner unas líneas que puedan ayudar a clarificar este concepto al menos para los que me han preguntado.

La digitalización certificada es una ventaja que la Agencia Tributaria, Hacienda para los amigos, ha homologado y puesto a disposición de las empresas después de que éstas se lo demandaran una y otra vez.

Hasta ahora, la ley obligaba a las empresas a mantener las facturas de sus proveedores al menos durante 5 años fiscales, lo que ha generado durante décadas enormes cantidades de papel acumulado en baldas, estanterías, armarios, habitaciones, edificios y almacenes que a todos nos ha vuelto locos. Metros cuadrados que cuestan dinero, seguros, personal para manipularlo,…  mucho dinero.

Hacienda actualmente permite que toda empresa que lo desee, pueda escanear las facturas con un software homologado, firmarlas digitalmente y almacenar esas facturas digitales de una forma determinada. Naturalmente tanto las empresas, como el software que utilicen para ello, deben de estar homologados y certificados por la Agencia Tributaria por si llega el caso de una inspección fiscal, así el inspector de turno podrá acceder a través de esa aplicación informática a  las facturas de los proveedores, almacenadas de forma legal y garantizada.

¿Cuál es el beneficio de la digitalización certificada? Sencillamente que las empresas pueden destruir todas las facturas físicas de sus proveedores y ahorrarse el espacio que éstas ocupan, incluso ahorrarse el tiempo de manipulación y la búsqueda manual de facturas antiguas. Y quizá os deba anticipar que este procedimiento de digitalización certificada de facturas ya es obligatorio para algunas empresas con cierta facturación y que en breve Hacienda lo exigirá como obligatorio a todas las compañías.

Y ¿cómo funciona el escaneo certificado? Muy fácil. Necesitamos un escáner que digitalice la factura en papel a través de un driver Twain o HD Twain, es decir el 99,9% de los escáneres del mercado. Enviamos la factura hasta el software que Hacienda ha certificado, donde se firma digitalmente pulsando un botón de la aplicación y, por último, debemos rellenar los mismos campos obligatorios que tiene el libro del IVA del departamento de contabilidad. Después de esto, se guarda el documento digitalizado. Y eso es todo, ya tenemos las facturas digitales certificadas.

Si el número de facturas es muy grande, existen además aplicaciones certificadas por Hacienda capaces de automatizar el proceso, para que la intervención humana sea la menor posible, pero eso sí, no esperéis que todo sea automático hasta el 100%, pensar así todavía es ciencia ficción.

Espero que estas líneas os ayuden para saber algo más del escaneo certificado.