Las administraciones públicas y gubernamentales se afanan cada día más en optimizar los flujos de intercambio de información con los individuos y las empresas; especialmente proactiva se muestra la Agencia Tributaria en este sentido —por razones obvias— poniendo al alcance del contribuyente métodos y herramientas para que la tributación fiscal se pueda realizar por medios telemáticos y cómodamente desde el despacho de la oficina. Como se puede comprobar fácilmente, a la hora de atender a las obligaciones del fisco, todo son ventajas y facilidades.
Recientemente se han articulado leyes y órdenes ministeriales que permiten, por ejemplo, digitalizar una factura en papel, firmarla con un certificado electrónico y poder enviar el papel a su “archivo definitivo” = papelera, con toda la tranquilidad del mundo, no teniendo que almacenar, custodiar y preservar la información en un medio tan arcaico como incómodo.
En este sentido, los procesos de gestión y de toma de decisiones que atañen a cualquier elemento involucrado en la operativa del día a día de una compañía también ha sufrido cambios y adaptaciones a las nuevas tecnologías de la información.
Disponer de los Mailroom digitales, que actúan como eficientes secretarias, organizando la documentación por su tipo y dirigiendo cada archivo a su destinatario, sin duda incrementan la productividad y mejoran la eficiencia en los procesos.
Recientemente hemos incorporado un sistema que automáticamente recibe faxes, ficheros electrónicos en cualquier formato (PDF, TIFF, DOC, XLS…) , cartas, recibos, comunicados, contratos… y AUTOMÁTICAMENTE detecta el tipo de documento y lo envía al responsable adecuado. Este “Mailroom” necesita un pequeño aprendizaje, pero es más listo que un conejo y en poco tiempo se las apaña solito para gestionar, procesar y distribuir cientos de documentos diarios… una maravilla.
Otro problema “resuelto” es el de procesar de forma automatizada Ofertas, Pedidos, Albaranes y Facturas; sobre todo cuando hablamos de Proveedores.
Como sabemos, cada proveedor suele tener su formato propio de albarán, factura, etc… entonces, ¿cómo seremos capaces de extraer la información necesaria de ellos para incorporarla en nuestros sistemas ERP? ¿Cómo vamos a contabilizar las facturas de compra de una forma más eficiente? ¿Cómo podemos evitar tener que almacenar todos esos documentos en papel, con los gastos de archivo, custodia y almacenaje?
Fácil: debemos implantar un sistema de reconocimiento de documentos NO ESTRUCTURADOS. Qué significa esto de NO ESTRUCTURADOS? Sencillo: que cada uno es de su padre y de su madre, es decir, que no siguen un patrón establecido.
Los aplicativos de reconocimiento de caracteres y documentos vía OCR ya permiten la lectura incluso manuscrita, así como procesar y extraer información para incorporarla a los sistemas de gestión.
Es frecuente encontrar sistemas que procesan por ejemplo facturas de compra, leen el proveedor, las cuotas del IVA, los importes de la factura, etc… y generan automáticamente el asiento contable en nuestro sistema.
Del mismo modo, intervenir en los procesos de toma de decisiones y flujos documentales es muy sencillo y mejora significativamente los mismos.
Diseñar circuitos de aprobación de facturas es un juego de niños: solo hay que establecer las rutas y personas implicadas en los mismos. Pasar de un flujo documental basado en papel a un diseño digital, basado en documentos electrónicos aporta muchas ventajas:
- 1. El documento es accesible a toda la organización: a diferencia del documento en papel, que mientras lo tiene un usuario en su poder, ningún otro puede revisarlo… o peor aún, está en el archivador “A-Z” traspapelado, descolocado… ¿cuánto tiempo perdemos localizando documentos?
- 2. Movilidad: la documentación digital puede ser accesible vía web, dispositivos móviles, smartphones, tablets. Esto permite participar en los flujos de aprobación cuando estamos de viaje, permitiendo su firma de manera remota; no se paraliza el trabajo de los demás y agilizamos y optimizamos la dinámica de funcionamiento corporativa.
- 3. Diseñamos reglas, alternativas, lógica e inteligencia funcional: ¿Qué sucede cuando un empleado está de vacaciones? ¿O está de baja por enfermedad? ¿Quién se hace cargo de sus funciones?
Los sistemas de importación, reconocimiento, verificación y exportación documental ya están entre nosotros y han venido para quedarse… y acompañarnos mejorando la productividad y eficiencia en los procesos corporativos.
