Archivo de febrero 2012

Ventajas de la digitalización de documentos

28 de febrero de 2012

La visualización de una oficina sin papel está cobrando cada vez mayor importancia en el ámbito administrativo y laboral. Esto se debe a la oportunidad que nos ofrece la digitalización de documentos de aumentar nuestra productividad ahorrando a su vez tiempo, espacio y dinero, cosas que sin duda no nos sobran hoy en día.

La digitalización de documentos, entendida como el procedimiento mediante el cual se almacena, administra y optimiza la consulta de grandes cantidades de ficheros convirtiéndolos a formato electrónico, tiene grandes ventajas para la empresa que la implementa en sus oficinas.

Un procedimiento eficaz

Una de las ventajas más significativas que ofrece la digitalización de archivos documentales es que los datos convertidos a formato informático son fáciles de almacenar en cualquier ordenador y de respaldar en discos DVD, memorias USB u otro tipo de dispositivos.

Las organizaciones que adoptan la digitalización documental pueden revisar su archivo al momento, sin riesgos de que sus ficheros se extravíen o deterioren. En la actualidad, la digitalización de archivos resulta vital para los procesos administrativos de las organizaciones, por ejemplo, en lo respectivo al área de recursos humanos, contabilidad, y sectores jurídicos. Cabe recordar aquí que los documentos electrónicos tienen valor probatorio ante cualquier proceso judicial.

Múltiples beneficios

De entre los beneficios asociados a cambiar el formato de nuestros archivos de papel a versión digital sobresalen: una mayor concentración de datos en un espacio menor y una mayor visibilidad, puesto que un documento en papel solo puede ser consultado por una sola persona en cada ocasión, mientras que ese mismo documento digitalizado puede ser revisado por muchas personas simultáneamente a través de sus ordenadores.

Además, la digitalización permite un incremento en la productividad al simplificar la consulta de documentos imprescindibles para el trabajo y así ayudar a la eficiencia de los procesos administrativos. También facilita la gestión contable gracias a la implementación de las facturas electrónicas, así como un ahorro en copias e impresiones. Por último, cabe destacar que la versión digital de los documentos conlleva una mayor seguridad en el resguardo de los archivos en este formato digital.

Por otra parte, conviene destacar que la digitalización de archivos no es exclusiva para las empresas, ya que también es un práctico implemento para otras organizaciones, como oficinas gubernamentales, bibliotecas, asociaciones, fundaciones etc.

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Imprimir con seguridad en los entornos corporativos

23 de febrero de 2012

Uno de los desafíos más urgentes de las empresas hoy en día es encontrar una manera eficaz de disminuir los gastos derivados de sus operaciones productivas o de servicios sin disminuir la calidad y eficiencia de su oferta cara al cliente final. Pero además, en un entorno cada vez más tecnológico como es este que nos ha tocado vivir, otro de los grandes retos es perfeccionar los sistemas de seguridad utilizados en los procesos para garantizar el éxito frente a la competencia. Y esto se extiende a todos los ámbitos del entorno corporativo, y el área de impresión no es una excepción.

Si es importante guardar correctamente toda nuestra documentación, también es importante que todo lo que imprimamos se haga de forma correcta y optimizada, evitando la pérdida de información y el gasto excesivo.

Lo primero que hay que hacer para imprimir con seguridad en ambientes administrativos es detectar las prácticas de trabajo o los factores tecnológicos más vulnerables. En especial en este último caso cobra relevancia la capacidad del equipo de impresión multifuncional que se utilice.

Información en peligro

No es exagerado decir que la impresión masiva de documentos es una práctica de riesgo para una empresa en lo que a seguridad se refiere. Sin embargo, si nos planteamos si realmente necesitamos todo lo que imprimimos, las conclusiones serán negativas.

Entre las amenazas más frecuentes a las que se ven expuestas las empresas en sus entornos de impresión destacan los robos de información, los accesos no autorizados, las invasiones a la privacidad y la pérdida intencional o accidental de información valiosa, algo que además puede suponer un problema relacionado con la protección de datos y otras legislaciones vigentes.

Una práctica conveniente para aumentar la seguridad a la hora de imprimir en entornos administrativos es la de restringir la utilización de los equipos multifuncionales. Para ello es recomendable valerse de algún mecanismo o software de identificación y autorización. También es aconsejable proteger los datos guardados y que se imprimen con frecuencia con un sistema de cifrado. Finalmente, también es útil usar medidas de seguridad complementarias como las marcas de agua.

Utiliza equipos profesionales

Los niveles de seguridad en un entorno de impresión están condicionados directamente con la calidad de los equipos multifuncionales que se utilicen y la gestión adecuada de los parques de impresión. Por ello, conviene adquirir aquellos dispositivos que cuenten con certificaciones reconocidas y que estén comercializados por empresas de experiencia y renombre internacional.

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¿Conoces la consultoría de parques de impresión?

15 de febrero de 2012

Cuando nos planteamos ahorrar costes en una empresa, a menudo nos fijamos en el recorte de personal o de materiales de oficina como el papel, etc. Pero pocas veces reparamos en los gastos ocasionados por el consumo energético o pensamos que estos no son reducibles.

Sin embargo, son susceptibles de recortes, y empiezan con los equipos que compramos, como por ejemplo el parque de impresión. Así, los servicios de consultoría de parques de impresión pueden llegar a ahorrarnos hasta el 78% del coste energético de una oficina, algo en lo que sin duda merece la pena invertir.

A este respecto, de entre los servicios que ofrece Konica Minolta sobresale su gama de servicios OPS, un conjunto de herramientas encaminadas a estructurar y a optimizar estrategias de impresión en una empresa. Este producto tiene diversos módulos: análisis de costes ocultos de impresión, servicios de monitorización y reportes de impresión, servicios de control de costes y SLA´s, servicio de help desk centralizado y servicio de outsourcing de CRD.

Hoy queremos profundizar un poco más en cada una de estas fases y en los beneficios que conlleva contratar un servicio de parque de impresión.

Analizar, planificar y evaluar

El análisis de costes ocultos de impresión nos permite conocer los verdaderos requerimientos de impresión de una empresa. Para ello, a través de una eficaz auditoría de dispositivos y un análisis minucioso por parte de especialistas, se pueden conocer los dispositivos más conflictivos y el consumo y coste que suponen.

Por otra parte, la monitorización y reporte de impresión que incluye OPS (Optimized Print Services) de Konica Minolta, nos ofrece un registro detallado de las incidencias y de la necesidad de consumibles, facilitando la tarea de los proveedores y del help desk. Este servicio ofrece además reportes periódicos acerca del parque de impresión y el rendimiento de sus diferentes áreas.

Por otro lado encontramos los servicios de control de costes y SLA´s y help desk centralizado. El primero se encamina a ofrecer una herramienta humana que nos ayuda a saber cuáles son los costes generales de un parque de impresión para así determinar si se cumplen los SLA´s. El segundo, en cambio, nos brinda un sistema de atención a usuarios, reposición de consumibles y solución de incidencias.

En lo referente al servicio de outsourcing de CRD, pone a nuestro alcance tanto el CRD de Konica Minolta con la tecnología más efectiva como otros diferentes.

Ventajas indiscutibles

Las principales ventajas de la suite de soluciones OPS cursos de Konica Minolta son:

Ahorro considerable en costes ocultos y visibles en la gestión del parque de impresión
Gestión integral del parque de impresión o bien tan solo de las SLA´s que han sido contratadas
Reportes y monitorización en tiempo real de los campos antes señalados.

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Gestión documental como prevención ante periodos de crisis

13 de febrero de 2012

En tiempos de inestabilidad económica el ahorro de costes y tiempo debe ser una máxima de todas las gestiones de cualquier empresa. Para las organizaciones es importante tener capacidad para desarrollar mecanismos y procesos que permitan ahorrar y adaptarse a la situación económica, ya sea por una crisis particular de la empresa como por factores relacionados con la crisis económica global en la que nos encontramos.

Las empresas que salen airosas de estos tiempos difíciles son aquellas que cuentan con una infraestructura sólida y las herramientas precisas para adaptarse a los cambios, ajustar presupuestos y aumentar la productividad de su plantilla.

Y dentro de este planteamiento, la gestión documental es una de las mejores herramientas para que una compañía se enfrente a complicaciones financieras y salga de ellas de forma positiva. El control documental se traduce en un ahorro de espacio físico, menos documentación duplicada, reducción de fotocopias, etc. Todo ello extremadamente valioso para darle continuidad a un proyecto.

Beneficios a corto y largo plazo

Al ahorro económico debemos sumarle el aumento de la productividad. La gestión documental ayuda también a disminuir el tiempo que se requiere para la localizar y consultar un fichero determinado, pudiendo invertir este tiempo extra en otras labores también necesarias.

Además, al implementar soluciones de digitalización y gestión documental se logra concienciar a la plantilla de trabajadores acerca del valor de los archivos documentales y los datos en ellos asentados. Esta cultura laboral responsable, termina por constituirse en un valor añadido al servicio que los trabajadores prestan y un factor de diferenciación con respecto a las empresas que compiten con la nuestra.

Prevención y desarrollo

La noción de crisis se relaciona con un cambio abrupto (y por lo general dañino y costoso) de las circunstancias en las cuales una entidad se estaba desenvolviendo. Los factores que conducen al estallido de una crisis habitualmente se hallan fuera del alcance de quienes se ven perjudicados por ella.

No obstante, lo que sí puede hacerse, en especial en el ámbito de las empresas, es tomar medidas de prevención para solventar eficazmente los periodos de crisis. La gestión documental es una de las herramientas que mejor ayudan a la prevención y el ahorro en las empresas. Valerse de la digitalización de archivos y la gestión documental, bajo la asesoría de una firma experta en estos servicios, puede llegar a ser la clave para superar la crisis más aguda que llegara a presentarse. Debemos recordar además que es importante que cualquier plan de gestión de documentos que se pretenda contratar respete las normas vigentes para la protección de datos, para así evitar complicaciones extras a las que las crisis traen de por sí.

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¿Qué es la Digitalización Contable?

6 de febrero de 2012

Es habitual que, cuando la documentación original de una empresa empieza a ser numerosa, derive en complicaciones de espacio que pueden provocar, a su vez, problemas de acceso a la información. Además, a estas dificultades hay que sumarle los costes por almacenamiento, que deben ser cubiertos de manera obligada.

Y es que diversos factores pueden hacer que, si llegaran a perderse documentos archivados, una empresa pueda tener graves dificultades. Esto último se hace patente, por ejemplo, si los archivos dañados son de tipo contable. Es justo en ese marco donde sobresale la importancia de la digitalización fiscal.

La mejor prevención: digitalización contable

La digitalización de documentos fiscales se perfila como una alternativa eficaz, no solamente para el ahorro de espacio y dinero, sino además como la mejor prevención ante imprevistos como incendios, terremotos, inundaciones o cualquier otro desastre no esperado.

Sin embargo, la digitalización fiscal no es una tarea que pueda ser tomada a la ligera, puesto que se trata de un procedimiento que precisa del cumplimiento de ciertas disposiciones fiscales de carácter oficial que han de ser respetadas. Afortunadamente existen empresas como Konica Minolta que dentro de su catálogo de servicios para la gestión de documentos ofrece una digitalización contable perfectamente orientada paso a paso.

Ventajas de la digitalización de documentos fiscales

Las compañías que han adoptado la digitalización fiscal han logrado beneficiarse de múltiples maneras. Sin duda, una de las ventajas más importantes, máxime en esta época en la que todos tratamos de ajustar presupuestos, se refiere al ahorro de costes derivados de un menor gasto de papel y el tratamiento de los envíos, sin olvidar la reducción de costes de almacenamiento de la documentación.

También es importante destacar el aumento de la productividad, puesto que parte del personal asignado al cuidado de los archivos puede dedicarse a otras labores, tanto o más valiosas.

Por otra parte, los documentos contables digitalizados son más fáciles de hallar cuando nos son solicitados por los clientes o las administraciones fiscales. Las facturas digitalizadas son aptas para ser consultadas incluso en un contexto móvil y ayudan a desarrollar un sistema de cobro más eficiente.

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