En el pasado mes de mayo un cliente de toda la vida, con sistemas digitales de producción de color y b/n, me comentó los problemas de cuellos de botella y de recepción de trabajos que estaba teniendo con los usuarios de su empresa.
Es un centro de reprografía de una gran empresa con varios edificios, no sólo en la misma ciudad, sino que disponen de oficinas en diferentes provincias y todas encargan los trabajos a su central. En los últimos meses, como en muchas compañías españolas, el personal de la empresa ha disminuido y el responsable del departamento de reprografía de la central necesitaba optimizar su tiempo mejorando la recepción de los trabajos y su producción.
Me explicó su flujo de trabajo actual: los usuarios de todas las oficinas le envían un e-mail con el trabajo a realizar y él lo va apuntando todo a mano para darles entrada consecutivamente. Si el trabajo es pequeño llega por e-mail y si es muy grande lo dejan en un FTP de donde él los recoge posteriormente. Las especificaciones del trabajo también llegan en el e-mail. Todo esto, además del tiempo que le lleva la recopilación de todos los datos, le da muchos problemas y quebraderos de cabeza por ficheros que no llegan, trabajos que no se pueden realizar, etc. La organización de las tareas es complicada, incluso usuarios que encargan trabajos que no le corresponden.
Tras analizar su situación, nos dimos cuenta que necesitaba una solución de flujo de trabajo y sumisión web.
Gracias a esta solución, los usuarios de todos los centros, independientemente de dónde estén ubicados, pueden acceder a una web privada, en la que tras registrarse y con un click de ratón se instalan un pequeño driver de impresión. El operador de la central da el ok al registro de cada usuario, ya sea de manera directa o recibiendo una aprobación del responsable del departamento al cual pertenece. Cuando el usuario tiene que realizar el pedido de impresiones, tan sólo tiene que darle a “imprimir” en su ordenador y automáticamente se le abre una web donde selecciona el tipo de trabajo que desea realizar.
Los trabajos que puede imprimir están limitados dependiendo del usuario, departamento, oficina o por el tipo de configuración que tienen las máquinas del centro de reprografía. Una vez seleccionadas las características del trabajo como: A4, color o b/n, a una o dos caras, grapado o taladrado con 2 ó 4 agujeros, folletos, formato libro, etc., el usuario puede previsualizar como quedará, acepta el trabajo e indica en un calendario cuándo lo necesita. A partir de ahí el documento viaja al centro de reprografía, llega a una aplicación que pone los trabajos en cola según su orden de llegada, gestiona el número de copias, la configuración, el usuario que lo ha mandado y automáticamente selecciona la impresora correcta para su elaboración, aunque no lo imprime hasta que el operador lo decide. El trabajo se realiza y además imprime una hoja descriptiva del trabajo con todos los datos referentes a él: nº de trabajo, propietario, tipo de trabajo y sus características de impresión.
Tras unos meses, he vuelto a visitar al encargado del centro de reprografía y me expuso con gran detalle la facilidad con que los usuarios piden sus trabajos y le llegan para imprimirlos, todos debidamente organizados por tipo de trabajo y prioridad. La recolección de la tarea terminada y su envío al usuario correspondiente es más sencilla gracias a la hoja descriptiva, dispone de un registro de quién, qué y cuánto ha impreso e incluso puede repetir un trabajo que se haya hecho con anterioridad. Además los usuarios pueden encargar trabajos ya preparados que se cuelgan en la web e incluso material de oficina como pueden ser bolígrafos, lápices, grapas, etc.
En definitiva, un portal interno fácil, intuitivo y sin posibilidad de errores para que los usuarios de las grandes empresas puedan encargar sus impresiones al centro de reprografía y éste pueda gestionar todos los trabajos y mandarlos a producción con agilidad y organización.
