La Agencia Tributaria validó recientemente el escaneo certificado de las facturas de proveedores, dándole a las empresas españolas, por fin, una herramienta para eliminar costes fijos de almacenamiento de documentos, ya que la ley obligaba a guardar estos documentos por un mínimo de 5 años. Actualmente se han intensificado las acciones de empresas, particulares y grupos de interés en pro de una ley o norma que otorgue la posibilidad del valor probatorio o legal a los documentos electrónicos.
Si bien es cierto que no existe una ley/norma expresa, es igual de cierto, que hoy en día ya existen soluciones y servicios capaces de dar valor legal a todos los documentos electrónicos que usted crea, edita, envía o recibe, pudiendo éstos ser utilizados legalmente, en caso de que usted lo necesitara, ya que un buen numero de leyes y jurisprudencias lo respaldan. Los documentos electrónicos ya tienen valor legal y pueden ser utilizados en caso necesario.
¿QUÉ ES UN DOCUMENTO ELECTRONICO CON VALOR PROBATORIO?
Para que un documento tenga valor probatorio, o dicho de otra forma, para que un documento sea reconocido por un juez como un documento válido y legal en un juicio, debe de cumplir los siguientes requisitos:
1. Se debe poder respetar su integridad, es decir debe de poder ser recuperar en el mismo formato que fue creado
2. Debe de verificarse su autenticidad, o dicho de otra forma debe de poderse comprobar que la firma del documento pertenece a su dueño y que la firma era legal y válida en el momento que se firmó
3. El documento también debe mostrar su trazabilidad, y contener todos los movimientos del documento y las personas que los han realizado
4. Por último, el documento debe ser inteligible en el tiempo y reversible, de forma que siempre pueda ser “traducido” a formato papel
Dicho con otras palabras, si tengo que aportar un documento en un peritaje judicial, tendré que demostrar que el documento es original y en un formato que pueda ser fácilmente editable o imprimible, además de poder ver de una forma clara quién es la persona que lo firmó y que esta persona estaba autorizada a firmarlo cuando lo hizo. Además, y es lo que considero que es lo más importante, de demostrar qué es lo que se ha hecho con el documento tanto por tu parte como por la de tu contrario. Si se es capaz de demostrar esto, el documento es totalmente válido legalmente y te permite estar en una situación privilegiada, ya que estas demostrando la veracidad de tu documentación y en consecuencia de tu posición en el juicio.
LEYES QUE APOYAN MI DOCUMENTO CON VALOR PROBATORIO
Sin embargo, no todo es tan sencillo como parece. No importa que tengas un documento electrónico sobre el que puedas demostrar su autenticidad si no existe una ley sobre la que basar tu demanda y, en consecuencia, la autenticidad del documento. Desafortunadamente, las leyes españolas no se caracterizan por tener demasiado legislado con respecto a los documentos electrónicos y su legalidad (como también ocurre en gran parte del mundo), pero esto no significa que no exista en absoluto dicha legislación.
Consultemos a los letrados y éstos podrán hablarnos de más de 6 Leyes o Reales Decretos o normas que soportan y justifican a los documentos electrónicos y su valor legal. Asimismo, y hasta la fecha, existen más de 8 jurisprudencias repartidas por todo el territorio nacional que han demostrado la veracidad de los documentos electrónicos, y han dado la razón al litigante que aportó el documento electrónico con valor probatorio.
Si bien es cierto que todos demandamos una ley que, de forma definitiva, regule y dé valor al documento electrónico, es igualmente cierto que los abogados ya han encontrado suficiente amparo en las leyes y jurisprudencias actuales como para poder sostener y ganar cualquier pleito, si llegara el caso, basándose en los documentos electrónicos empleados entre el demandante y demandado. - VER LEYES (*).
RAZONES PARA ESTABLECER UNA SOLUCION O SERVICIO DE VALOR PROBATORIO
Una vez que hemos entendido que nuestros documentos en formato electrónico cuentan con el respaldo jurídico que necesitamos, hemos de pensar en qué motivos deben llevarnos a implantar un servicio o solución de documentos de valor probatorio en nuestras organizaciones. Si está claro que el primer motivo es el de la seguridad legal, el segundo más importante, al menos desde nuestra perspectiva, es el del registro de movimientos del documento.
Con ello, por un lado estamos dando un nivel de seguridad tan complejo como queramos en el que accederán sólo las personas o partes que se deseen, y por otro lado se dispondrá de un histórico en el que se pueda conocer qué uso y quién accedió al documento en el tiempo.
Otro de los motivos es el ahorro de costes que esta solución/servicio puede aportar, ya que normalmente ésta hará que documentos que ahora se gestionan en formato papel pasen a ser gestionados electrónicamente, con lo que habrá un ahorro importante en los costes de almacenamiento, impresión, entrega o recepción de dichos documentos. Finalmente no nos podemos olvidar del incremento de la productividad de los procesos en los que dichos documentos están involucrados. Un ejemplo claro: Enviar una factura en formato papel le costara unos 3,5€ de media, el enviarla en formato electrónico entre 0,30€ y 0,40 y sólo 0,70€ si lo hace con valor probatorio. Pero esto no es lo importante, lo importante es que si antes la factura tardaba una media de 7 días en llegar a su destinatario y ser procesada, ahora es cuestión de minutos hacer esto mismo con un formato electrónico.
LOS DOCUMENTOS SUJETOS A VALOR PROBATORIO
A la hora de poner en marcha un servicio/solución de valor probatorio debemos de entender qué documentos son susceptibles de poseer valor probatorio. Como es lógico, no tiene sentido darles esta funcionalidad a todos nuestros documentos electrónicos, ya que supone un coste mensual y de implantación que sólo lo daremos en función de la importancia o criticidad del documento. Sólo daremos valor probatorio a los documentos que son necesarios custodiar durante un periodo de tiempo importante. Un ejemplo claro es el de los contratos firmados con clientes, los cuales son documentos importantes ya que regulan la relación de dos empresas y, llegado el momento, podrían utilizarse para exigir nuestros derechos ante un juez. Otro documento típico son las facturas, ya que son muchos los casos en los que una factura no es abonada y se alegan razones de desconocimiento u otros para no realizar el pago.
La realidad es que las empresas tienen un grupo de documentos a los que se les debería dar valor probatorio, siendo diferentes en función del mercado y de los procesos internos de cada empresa. Sin embargo, analizando desde un punto de vista global, podemos señalar estos tipos de documentos y la duración de su conservación (PARA MÁS INFORMACIÓN, VER CUSTODIA **):
1. Los documentos comerciales deben de mantenerse tanto tiempo como se mantenga la relación comercial con el cliente o duren las garantías de los productos vendidos
2. El tiempo medio de conservación de los documentos bancarios es de 6 años
3. Los documentos relacionadas con la plantilla (como pueden ser nóminas, notas de gastos, bajas y otros) deben de almacenarse al menos 5 años.
4. Un poco más, 5,5 años para los documentos fiscales (tasas, impuestos, derechos, etc.)
5. Si hablamos de los documentos sociales que regulan una empresa (estatutos, fusiones, títulos, registros, etc.), estamos obligados a conservarlos toda la vida, toda la vida de la empresa, se entiende.
SOLUCIONES DE VALOR PROBATORIO
Cuando llegue el momento de implantar una solución o servicio de valor probatorio, habrá que pensar en que ésta sea capaz de aportarnos la legalidad, trazabilidad y seguridad a los documentos electrónicos que antes comentábamos, es por ello que es bastante habitual que se seleccionen soluciones o servicios que permitan guardar los documentos electrónicos en plataformas que dispongan al menos de dos o tres réplicas de servidores de datos y, a ser posible, en áreas geográficas diferentes para que nos garanticen la imposibilidad de pérdida de información (no quiero recordar los desastres naturales o los ataques cibernéticos que hacen necesario esto).
Esta solución debe de disponer una plataforma de envío de documentos vía electrónica (tradicionalmente vía email), pero que permita disponer de un log o registro del movimiento de forma que quede claro cuándo se accede al documento y cómo. Esto suele resolverse con emails que llevan links a plataformas de acceso controlado y que registran los accesos.
Asimismo, otra característica es el control y movimiento de los documentos, por lo que estas soluciones/servicios suelen estar implantados en plataformas donde los usuarios autorizados acceden y queda registrado cuándo lo hacen y sobre qué documento. No podemos olvidar que es conveniente que dispongan de un sistema automatizado (si es posible) de firma electrónica y con sello de tiempo, de forma que pueda firmarse el documento (si no lo está ya) en el momento del almacenamiento y así garanticemos su autenticidad.
Por último, y más importante que todo lo demás, todas estas funcionalidades descritas que deben de contemplar el documento electrónico, han de estar “encapsuladas” (técnicamente lo llaman keyvelop), de forma que todo ello sea un solo objeto. Este objeto o este encapsulamiento es el que garantizará al juez, llegado el caso, que el documento es original y que todos los datos de contenido, movimientos y personas registradas, no han podido ser manipulados, lo que garantiza que el documento y lo que le rodea es auténtico y, en consecuencia, veraz para un juicio.
Sé que no siempre será posible encontrar soluciones/servicios que engloben todas estas funcionalidades, aunque las hay, pero quizás un consejo es dejarse asesorar por empresas que tengan una larga experiencia en el mercado del documento físico y electrónico, ya que suelen disponer de una solución que cumple con nuestras demandas.
El valor probatorio de los documentos electrónicos es una necesidad de nuestros días, y toda empresa debería estudiar su implantación y utilización. Esta solución representa un nuevo paso en el camino hacia la oficina sin papeles, una aparentemente utópica idea, aunque cada día un poco menos.
Si no siente aun la necesidad de disponer de documentos electrónicos con valor probatorio, en breve la sociedad le llevara a ello, por lo que más vale que se prepare y busque un socio que pueda ayudarle a esta transición.
(*) - Marco Jurídico del valor probatorio de documentos electrónicos:
- Ley Orgánica del Poder Judicial. ( Art.- 230, 236, 162, 384.1 )
- Ley 30/92 de Régimen jurídico de las Administraciones Publicas
- Ley 58/2003 General Tributaria
- Real Decreto 1363/2010
- Ley 11/2007 de Acceso electrónico de los ciudadanos a AAPP
- LSSI (normativa mercantil)
(**) – Custodia de Documentos de una Empresa:
BANCO
•Contrato préstamo inmobiliario – 10 años desde la fecha de pago del último vencimiento
•Extractos bancarios – 5 años
•Cheques de talonarios – 5 años
•Órdenes de transferencias e ingresos – 5 años
•Documentos de valores inmobiliarios – 5 años
•Documentos listos para consumo (facturas, tickets) y garantías – 2 años
•Garantías de electrodomésticos – 2 años
SEGUROS
•Cotizaciones seguro vida – 5 años
•Expedientes de siniestro – 10 años fecha indemnización
•Aviso reembolso accidentes corporales – 10 años desde fecha indemnización
•Correo de terminación de contratos – 2 años
•Renuncias y primas – 2 años
ACTAS ADMINISTRATIVAS
•Contrato de compra inmobiliaria – 5 años
•Contrato de venta inmobiliaria – 5 años
•Contrato de arrendamiento – 5 años desde la fecha fin del contrato de alquiler
•Fondo de comercio – 5 años
•Registro de hechos / lugares – 5 años
•Facturas electricidad – 5 años
•Renuncias de alquiler – 5 años
•Estatutos sociedades Kbis / SIREN / Código NAFE – hasta 30 años
•Estatutos sociedades hasta – 30 años
•Publicación legal hasta – 30 años
•Informe de administración u operaciones de capital registro – hasta 30 años
•Presencia poderes y plan de negocio – hasta 30 años
CONTABILIDAD
•Contabilidad impuestos tasas – 5 años
•Asesoría fiscal – 5 años
•Facturas – 5 años
•Tarifas – 5 años
•Correspondencia clientes/proveedores – 5 años (pedidos, albaranes, etc.)
RECURSOS HUMANOS
•Nóminas – de por vida
•Certificado de trabajo – de por vida
•Contratos de trabajo y endosos – de por vida
•Extracto de justificantes Seguridad Social y jubilación – de por vida
•Certificados de indemnizaciones de desempleo – de por vida
•Resguardos pago cotización social – 5 años
•DADS – 5 años + tabla en anexo
•Hoja de balance social – 3 años
Entendemos el mailroom como la antigua oficina de correos de una gran corporación o el trabajo que realiza un/a recepcionista todos los días distribuyendo cartas, comunicados y otros documentos entre decenas de casilleros para la posterior recogida por parte de los empleados. Esto, como muchas otras cosas de la vida ha cambiado, y sigue cambiando de forma espectacular podríamos decir. Seguramente, muchos de nosotros nos sorprenderíamos al conocer que el poder automatizar estas tareas y otras relacionadas puede ayudarnos a mejorar la productividad de la empresa hasta en un 22% por término medio. Es así, los mailrooms virtuales ya han llegado y están aquí para quedarse.
